Bewaarplicht

23 februari 2015

Houd rekening met de bewaarplicht, voor je teveel weggooit!
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht om zijn of haar administratie een aantal jaren te bewaren. Niet altijd leuk, maar wel heel belangrijk. Ik leg je uit hoe het zit.

Belastingdienst: 7 jaar
De Belastingdienst wil dat je de basisgegevens van je administratie 7 jaar bewaart. Basisgegevens zijn alle zaken die betrekking hebben op de financiële administratie en eventueel personeelsadministratie. Denk dan aan jaarrekeningen, facturen (in- en verkoop), offertes en orderbevestigingen, voorraadadministratie en loonadministratie. Vroeger had je een grootboekadministratie op papier. Tegenwoordig zul je dat niet vaak meer tegenkomen. Maar in welke vorm dan ook, het grootboek moet je ook 7 jaar  bewaren. Verder is het belangrijk dat je alle documenten in de originele vorm bewaart. Hierover schreef ik al eerder in mijn blog E-factuur (http://www.anitavangelder.nl/e-factuur-2/)

Onroerend goed: 10 jaar
Gegevens van onroerend goed, zoals bedrijfspanden, moet je 10 jaar bewaren.
Dit heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.

Personeelsdossiers: 2 jaar (met een paar uitzonderingen)
Vroeger gold er een algemene bewaartermijn van 7 jaar, maar sinds de invoering van de Wet Bescherming Persoonsgegevens zijn strengere regels gesteld rond het bewaren van persooonlijke gegevens. Gegevens in het personeelsdossier mogen niet langer dan 2 jaar na uitdiensttreding worden bewaard, behalve wanneer ze nodig zijn om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn, bewaar je dus 7 jaar. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs bewaar je 5 jaar. Alle overige informatie mag je slechts 2 jaar na uitdiensttreding bewaren, daarna moet je ze vernietigen. Langer bewaren mag alleen in een conflictsituatie of als de werknemer daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.

Gevaarlijke stoffen: 40 jaar!
Arbeidsgezondheidskundig onderzoek en lijsten van werknemers die aan gevaarlijke stoffen worden blootgesteld moet je vanaf de beëindiging van de blootstelling aan die stoffen nog 40 jaar bewaren. Meer informatie hierover kun je lezen in de arbeidsomstandighedenwet.

Archief
Het zal met enige regelmaat voorkomen, dat je informatie uit het vorige boekjaar wilt raadplegen. Als je dit niet digitaal hebt, houd het dan nog enigszins bij de hand. Oudere administratie kun je (per boekjaar gesorteerd) in je archief, of op zolder opruimen. Onroerend goed zaken bewaar je – in verband met de afwijkende bewaartermijn – apart. Na 7 jaar kun je steeds een jaargang vernietigen.

Wat kan er gebeuren als niet voldoet aan de bewaarplicht?
Als je niet voldoet aan de bewaarplicht, dan kan de belastinginspecteur naar eigen inzicht een aanslag opleggen. En deze aanslag valt in de regel veel hoger uit dan normaal. Bijkomend nadeel is, dat de bewijslast wordt omgekeerd. Dit houdt in, dat je zelf met gegevens moet komen, om onder de aanslag uit te komen.
Tenslotte ben je – bij het niet voldoen aan de bewaarplicht – ook nog hoofdelijk aansprakelijk. Dat betekent dat je in geval van een faillissement, persoonlijk opdraait voor premie- en belastingschulden. Ook als jouw bedrijf een BV is. Bij extreme overtredingen kan zelfs een gevangenisstraf worden opgelegd.

Bij twijfel: niet weggooien!